DANFE ou XML: qual dos dois tem validade fiscal?
Por que o XML é o documento de verdade
A NF-e existe, juridicamente, como arquivo eletrônico assinado digitalmente pelo emitente e autorizado pela SEFAZ. É esse arquivo que carrega a assinatura, o protocolo de autorização e todos os dados da operação. O próprio nome "Documento Auxiliar" da Nota Fiscal Eletrônica diz o papel do DANFE: ajudar na leitura e na circulação física, sem substituir o arquivo original.
Para que serve cada um na prática
| XML | DANFE (PDF) | |
|---|---|---|
| Natureza | Documento fiscal eletrônico | Documento auxiliar (representação) |
| Contém assinatura digital | Sim | Não (traz a chave e o código de barras para consulta) |
| Uso principal | Escrituração contábil, guarda legal, importação em sistemas | Leitura humana, impressão, acompanhar a mercadoria em trânsito |
| Pode ser editado? | Não: qualquer alteração invalida a assinatura | Pode ser regerado a qualquer momento a partir do XML |
Por quanto tempo guardar
A regra geral da legislação tributária brasileira é que os documentos fiscais devem ser mantidos pelo prazo em que o Fisco pode questionar a operação, que em regra é de 5 anos. Esse prazo pode variar conforme o tributo, o estado e a situação da empresa. Portanto, confirme com o seu contador qual vale para o seu caso. O que vale guardar é o XML: ele é o comprovante. O PDF, se perdido, pode ser gerado de novo a partir dele.
Boas práticas para guardar notas fiscais
- Guarde o XML original, sem abrir e salvar de novo em editores que possam alterar o conteúdo ou a codificação.
- Faça backup em mais de um lugar: disco local, nuvem e, se possível, uma cópia offline.
- Organize por período e emitente, por exemplo uma pasta por ano/mês. A chave de acesso no nome do arquivo ajuda a localizar uma nota.
- Guarde também os eventos (cancelamentos e cartas de correção) junto da nota a que se referem.
- Prefira o
nfeProc(nota com protocolo de autorização) ao XML sem protocolo. Veja a diferença no guia sobre o XML da NF-e.
Quando o DANFE basta
Para conferência de uma compra, envio a um cliente que só precisa ler a nota ou impressão para acompanhar a carga, o PDF resolve. Já para contabilidade, auditoria ou qualquer questionamento fiscal, é o XML que deve estar à mão.
Perdeu o PDF, mas ainda tem o XML?
Gerar o DANFE novamente